Politique de protection des données et information sur l’utilisation de vos données personnelles

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre entreprise vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.

Candidature à un emploi

Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par la Sogeba (qui est le responsable de traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation de votre profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. Seuls la Direction, son secrétariat et les responsables de service concernés sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception de votre candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur.

Demande de renseignement non commerciale

Des demandes de renseignement non commercial sont enregistrées par la Sogeba qui est le responsable de traitement. La finalité de ce stockage d’informations personnelles (états civils, e-mail et questions posées et réponses associées) est la gestion du traitement des demandes d’informations. La durée de conservation maximale des données est fixée à 6 mois. Seul le personnel des services concernés par la demande (direction et son secrétariat, service accueil, maître de port…) est habilité à accéder aux données communiquées ou enregistrées. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement de la personne concernée ou notre intérêt légitime en tant que gestionnaire de port de plaisance ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

Réservation d’escale et demande de renseignement commercial

Des demandes-prospects, des formulaires de renseignement ou de réservation sont collectés et enregistrés par la Sogeba qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information personnelle (état civil, équipement nautique, email, téléphone, adresse, …) en vue de la gestion de la relation avec les clients potentiels est multiple :

Finalité / Documents / Données	Destinataire habilité	Durée de conservation max.
Demande de renseignements commerciaux et formulaire de réservation	Service accueil, Direction et son secrétariat, Personnel du service concerné	3 ans après inactivité
Liste d’attente d’une place	Direction, secrétariat de direction, maître de port, commission d’attribution	3 ans après inactivité

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur le consentement de la personne concernée ou notre intérêt légitime en tant que gestionnaire de port de plaisance ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

Dossiers clients

Des dossiers-clients sont enregistrés par la Sogeba qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (état civil, équipement nautique, email, téléphone, adresse, facturation, historique du client, …) en vue de la réalisation des prestations, de la gestion la relation-client et de la facturation est multiple :

Finalité / Document	Destinataire habilité	Durée de conservation max.
Demande de renseignements commerciaux et formulaire de réservation	Service facturation, Direction et son secrétariat, Maître de port, Service comptabilité	5 ans après la fin de la relation commerciale
Liste d’attente d’une place	Direction, secrétariat de direction, maître de port, commission d’attribution	5 ans après la fin de la relation commerciale
Fiche-client, fiche-bateau, historique des commandes, contrats de location	Service facturation, Direction et son secrétariat, Personnel en relation avec les clients, Agents de sécurité externalisés, Cabinet comptable et commissaire aux comptes externalisés	5 ans après la fin de la relation commerciale
Historique des passages et des mouvements	Service facturation, Direction et son secrétariat, Personnel en relation avec les clients, Agents de sécurité externalisés	5 ans après la fin de la relation commerciale
Factures, données de facturation et relevé de consommation liée à une facturation	Service facturation, Direction et son secrétariat, Personnel en relation avec les clients, Agents de sécurité externalisés, Cabinet comptable et commissaire aux comptes externalisés	10 ans après émission
Liste des impayés, pièces de gestion	Service facturation, Direction et son secrétariat, Administrateurs, Cabinet comptable et commissaire aux comptes externalisés	10 ans après clôture de l’impayé
Logs utilisation du Wifi plaisancier	Direction	6 mois

Nous vous informons que nos clients sont susceptibles de recevoir nos newsletters informatives et commerciales. Nous informons aussi nos clients que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients peut reposer sur l’exécution d’un contrat (voire d’une prestation) ou notre intérêt légitime, notamment de sécurisation, en tant que gestionnaire de port de plaisance ou l’intérêt légitime de la personne concernée ou une obligation légale liée au code du commerce (ou tout autre législation en vigueur applicable).

 

Données fournisseurs

Un système de dossiers fournisseurs a été mis en place par la Sogeba qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-fournisseur et la comptabilité. Seul la Direction et le personnel concerné par les achats peuvent accéder aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires-fournisseurs que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité et 10 ans après émission pour les factures qui contiennent des interlocuteurs. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant que gestionnaire de port de plaisance ou l’exécution d’un contrat d’achat.

Données des administrateurs, des actionnaires et des membres de la commission d’attribution

Dans le cadre de la gestion de la vie de l’entreprise, des documents qui contiennent des données personnelles concernant nos administrateurs, actionnaires et/ou membres de la commission d’attribution (PV d’AG ou PV de conseil d’administration par exemple) sont conservés par la Sogeba qui est le responsable de traitement. Seuls la Direction et le personnel administratif habilité sont autorisés à avoir accès aux données enregistrées. La base juridique du traitement de vos données personnelles est notre obligation légale de suivi et de traçabilité liés aux différentes législations en vigueur. La durée maximale de conservation de données est fixée par les obligations légales en la matière (5 ans ou 3 ans pour la plupart des documents). Cette page web indique une partie des délais de conservation de données que nous appliquons : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029

Données newsletters

Un système d’abonnement newsletter a été mis en place par Sogeba qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement d’e-mail est la gestion des abonnements et envois d’e-mailing. Seule la Direction peut accéder aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des abonnés concernés ou notre intérêt légitime en tant gestionnaire de port de plaisance ou l’intérêt légitime de la personne concernée. Nous signalons que les données de nos abonnées-newsletters sont transférées hors EU via notre logiciel d’envoi d’email certifié Privacy Shield qui garantit le respect de la vie privée.

Vos droits

De manière générale, nous signalons que l’ensemble de nos données informatiques sont susceptibles de transiter vers un pays hors Union Européenne via des cloud américains certifiés Privacy Shield qui garantissent la protection de la vie privée. En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse rgpd@portbandol.fr, ou courrier postal adressé à Service RGPD, 6 quai du port, 83150 Bandol. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.